UNIVERSIDAD MAYOR
DE SAN ANDRES
FACULTAD DE
CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERA
CARRERA DE
CONTADURÍA PÚBLICA
INSTITUTO DE
INVESTIGACIONES DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERA Y AUDITORIA
MONOGRAFÍA
DIPLOMADO EN AUDITORÍA FORENSE
IDENTIFICACIÓN DE
FRAUDE EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS
Por: Shulamit Flora Gonzales
Peinado
Docente: Pablo Augusto Aranda Manrique
La Paz – Bolivia
2019
DEDICATORIA
El presente trabajo se lo
dedico a Dios, a mis Padres Orlando y Cecilia y hermanos, que son mi apoyo incondicional
y que contribuyen día tras día a seguir adelante.
AGRADECIMIENTOS
Primeramente doy gracias a Dios, mi familia, a la persona especial
en mi vida, la Universidad Amazónica de Pando. Lic Erick Daniel Mukay Murakami
y a todos los docentes del Diplomado en Auditoria Forense Versión I, por
contribuir en mi formación y crecimiento profesional en este nuevo logro, que es en gran parte gracias a ustedes, por
haber logrado concluir con éxito un proyecto más en mi vida.
Índice
General
Pág.
Índice de
figuras Pág.
1 ESTADO DE SITUACIÓN
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El estado
Plurinacional de Bolivia día a día busca
la manera de frenar y cambiar la imagen institucional ante la corrupción en
entidades públicas por ende el fraude; por medio de Auditorías Internas,
partiendo desde la Constitución Política del Estado y creando mecanismos y
normas que enfrente ante el fraude de los estados financieros en entidades
públicas, teniendo como ente de control a la Contraloría General del Estado CGE
como órgano rector del Sistema de Control Interno y Externo de los Sistemas de
la Ley de Administración y Control y Gubernamental SAFCO, por lo que el alcance y calidad de los
informes de auditoría; es de gran importancia y relevancia de los profesionales
de firmas auditoras dedicadas a atender la demanda del sector público basados
en las diferentes normativas.
El presente
trabajo buscar determinar la importancia y relevancia del fraude en los estados
financieros, puesto
que busca básicamente, generar una interpretación intencional y errónea sobre la
situación financiera de una empresa, con el fin de transmitir mensajes
ficticios a los usuarios de dichos estados.
Sin embargo, la manipulación de estados financieros continúa siendo algo frecuente, lo
cual origina nuevos patrones de fraude al producir situaciones financieras
ficticias. Por ello, el costo real de la delincuencia económica es difícil de
estimar, los daños colaterales implican interrupciones en el negocio, medidas
correctivas, intervenciones de investigación y prevención, multas regulatorias,
honorarios legales y daños a la moral, ya que la reputación tiene un impacto
significativo en el desempeño empresarial a largo plazo.
El fraude, es un acto o conjunto de actos intencionales,
que implica el ocultamiento de información al auditor y manifestaciones
engañosas deliberadas. En consecuencia, el fraude se descubre observando los
patrones, rarezas, y excepciones en las operaciones.
Existen tres condiciones que son indicadores de que puede estar ocurriendo
fraude, estas son la presión, la oportunidad y la racionalización, estas tres
condiciones constituyen lo que los contadores forenses llaman: el triángulo de
fraude que relacionados con cada uno de estas condiciones dan varios tipos de
riesgos de fraude en los estados financiero que se tendrían que conocer y tener
presente.
Los estados financieros fraudulentos pueden hacer que una persona o
entidades, tome decisiones erradas por ejemplo: Estados financieros donde se
muestran utilidades, cuando en realidad la entidad está generando pérdidas
significativas, lo cual conlleva hacer que un tercero decida invertir en una
entidad o que un banco apruebe un crédito de la misma.
El Estado y la sociedad en general, considera de
vital importancia el estudio de sus efectos, buscando así profundizar acerca de
este tema de manera que aporte conocimiento a los diferentes grupos de interés,
entre los que se destacan los accionistas, el Estado, empleados, proveedores,
clientes, entre otros. A medida que el fraude se va presentando, se ejerce
presión sobre la profesión contable, pues son los contadores los responsables
de la generación y análisis de los estados financieros.
Así como el fraude generar una interpretación
intencional y errónea, también se afirmar que es un engaño hacia
un tercero, abuso de confianza, dolo, simulación, puesto que el término fraude
también se refiere al acto intencional de la administración, personal o
terceros, que da como resultado una representación equivocada de los estados
financieros, pudiendo implicar la malversación de activos , registro de
transacciones sin sustancia o respaldo , supresión u omisión de los efectos de
ciertas transacciones en los registros o documentos, la manipulación,
falsificación o alteración de registros o documentos y la mala aplicación de
políticas contables de las entidades.
Todo este panorama nos lleva a indicar que
el fraude y la corrupción se han convertido en instituciones intangibles que de
alguna manera involucra a directivos, funcionarios y trabajadores del Estado,
instituciones y al Estado en general.
Ante esta situación se ha llegado a indicar
que la corrupción es un mal incurable, que siempre se encuentra de
moda en nuestro país y en las diferentes entidades.
Los analistas coinciden en señalar que el
fraude parece ser actos ilegales institucionalizados en el quehacer institucional,
tanto en el gobierno general, gobierno departamental y municipal.
La presente investigación pretende
identificar, detectar y prevenir los fraudes en los estados financieros de las
entidades, puesto que genera una interpretación intencional y errónea,
que afirma el engaño
hacia un tercero, abuso de confianza, dolo, simulación, que impide reflejar los
resultados reales de la situación económica y financiera y por ende de los
objetivos de las entidades.
1.1.1 Identificación del problema
La presente investigación,
pretende demostrar que el fraude en los estados financieros busca básicamente,
generar una interpretación intencional y errónea sobre la situación financiera
de una empresa, con el fin de transmitir mensajes ficticios a los usuarios de
dichos estados, es decir, al acto intencional de la administración, personal o
terceros, que da como resultados una representación equivocada de los estados
financieros.
También
establece que existen dos tipos de fraudes, el primero se realiza con la
intención financiera clara de malversación de activos de la empresa.
El segundo
tipo de fraude, es la presentación de información financiera fraudulenta como
acto intencionado encaminado a alterar las cuentas anuales de los estados
financieros. Identificando así, dos clases de fraude, fraudes internos y
fraudes externos.
Los fraudes
internos son aquellos organizados por una o varias personas dentro de una
institución, con el fin de obtener un beneficio propio.
Los fraudes
externos, son aquellos que se efectúan por una o varias personas para obtener
un beneficio, utilizando fuentes externas como son: bancos, clientes,
proveedores.
Se considera
que hay fraudes en los estados financieros por la siguiente razón:
Falta de
controles adecuados, debido a la poca o mal capacitación del personal, baja y
alta rotación de puestos, documentación confusa, salarios bajos, existencia de
activos de fácil conversión, bonos, pagares.
Es un hecho
demostrado, que el tratar de evitar fraudes en los estados financieros de las
entidades, es responsabilidad de todos los empleados, por ello, es importante
crear una cultura empresarial encaminada a minimizar el riesgo de fraude.
Para que
exista un fraude debe existir una oportunidad y esta puede ser provocada por la
falta e inexistencias de controles.
1.1.2 Formulación del problema
En la presente
investigación para la formulación del problema, se debe tomar en cuenta que el
fraude en los estados financieros de las entidades, busca de forma intencional
la distorsión de la información financiera por parte de uno o más miembros de
la entidad, con el objetivo de manipular, falsificar o alterar documentos,
malversar activos, omitir transacciones reales y/o registros de transacciones
no reales, que afectan de manera considerable la situación económica y
financiera de una entidad. Por lo cual se busca demostrar los tipos de fraudes
e identificación en los estados financieros de las entidades y coadyuvar en la
prevención y detección de los mismos, para lo cual se formula la siguiente pregunta:
¿Cómo
detectar, identificar y prevenir los fraudes en los estados financieros de las
entidades?
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivos Generales
Identificar
los factores principales que ocasionan los fraudes en los estados financieros y
el control y procedimientos que las autoridades deben implantar y ejecutar ante
la detección y prevención de fraudes.
1.2.2 Objetivos específicos
-Identificar los
fraudes más comunes en que se presentan en las entidades.
-Determinar los
casos de fraudes cometidos en los estados financieros
-Prevenir y
evitar posibles fraudes mediante la auditoría interna de las entidades
-Proponer controles
en las entidades para evitar los fraudes en los estados financieros.
1.3 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA, ACADÉMICA Y PRÁCTICA
1.3.1 Justificación Metodológica
Existe varios tipos de fraude, obviamente los criminales económicos son muy inteligentes y usualmente combinan más de un método para cometer sus ilícitos, si una organización sospecha la ocurrencia de fraude, realizan otro tipo de método para poder seguir con sus actividades ilícitas y ganancias personales. Estos métodos o factores deben ser analizados y estudiados para ser controlados y evitar que se cometa el daño económico que ocasiona el fraude.
La investigación
pone en conocimiento de las entidades, la existencia de los factores de fraude
en los estados financieros que coadyuvan a identificar, determinar y evitar los
fraudes con la finalidad de informar respecto a las actividades ilícitas y como
afectan en los resultados, para lo cual se necesita realizar un estudio de los
factores en forma cualitativa.
1.3.2 Justificación Académica
Es importante
dar a conocer el estudio y la aplicabilidad de la Auditoria Forense tanto su
forma preventiva y detectiva en los procesos jurídicos, financieros de fraudes,
para ser implementado de manera académicamente y gestionar el control de las
operaciones que realizan dentro de las entidades públicas.
Transmitir el
conocimiento a los estudiantes, personas y empresas, siendo que no existe
normativa aplicable específica para la práctica oficial de la Auditoria Forense
para esta área, excepto las Normas Internacionales de Auditoria 240 NÍA, que
nos da a conocer dos tipos de fraudes como la malversación de activos e
información fraudulenta en la cual no es suficientes al existir fraudes los
cuales conllevan daños económicos ya sea a las entidades publica o a personas
involucradas.
1.3.3 Justificación Práctica
Tener en conocimiento
a través del análisis de los factores y la forma de cómo se efectúan los fraudes
en los estados financieros y que situaciones incitan a realizar fraudes, para
la debida implementación de controles e información hacia las entidades que se
puedan detectar y controlar, para prevenir y reducir los fraudes.
1.4 ALCANCES
Nuestro
alcance se limita en la identificación y detección de fraudes en los estados
financieros en las entidades, con la finalidad de prevenir y evitar fraudes,
los cuales permitan contar con información fidedigna y confiable que
contribuyan a la toma de decisiones y logros de objetivos propuestos.
2 METODOLOGÍA
La presente
investigación es realizado en base al enfoque cualitativo “utiliza la
recolección y análisis de los datos para afinar las preguntas de investigación
o revelar nuevas interrogantes en el proceso de interpretación” (Hernández,
2013, p.7).
La recolección
de datos se realiza a través de instrumentos tecnológicos como, el internet que
permite recopilar datos de libros que se encuentran en páginas web, información
que permite extraer conceptos y definiciones necesarios, para desarrollar una
interpretación clara del tema de identificación de fraudes en los estados
financieros.
Se realizó la
investigación y recopilación de información en base a la lógica deductiva “se
aplica la lógica deductiva, de lo general a lo particular de las leyes y teoría
a los datos” (Hernández, 2013, p.7).
Que permite la
identificación de los factores de fraudes sobre los casos ya ocurridos en las entidades,
se llevó a cabo la recolección de información de fuentes confiables haciendo un
relevamiento de cada aspecto.
Se extrajeron
citas bibliográficas de páginas web de libros digitales, para poder dar a
conocer la temática de fraude y los factores de los fraudes que afectan a las
entidades, con una base de los fraudes ya ocurrido en las entidades publicadas
en la web.
En la presente
investigación cualitativa, describe de manera detallada los factores de
fraudes, con la base concreta de los hechos reales de fraudes ya ocurridos y
centrada en los tipos de fraudes.
2.1 Tipo de investigación
La presente
investigación es descriptiva en la cual ayudara a describir situaciones y
actitudes predominantes de fraude de estados financieros a través de la
descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas.
(Hernández,
2013) los estudios descriptivos son la base de las investigaciones
correlaciónales, las cuales a su vez proporcionan información para llevar a
cabo estudios explicativos que generan un sentido de entendimiento y están muy
estructurados, las investigaciones que se realizan en un campo de conocimiento
específico pueden incluir.
La
investigación efectúa una explicación de los factores de fraudes en los estados
financieros en entidades públicas.
Con datos
confiables, extraídos del sitio web, libros en digital y entrevistas, los
cuales se identifican como hechos fraudulentos por generar una interpretación
intencional y errónea sobre la situación financiera de una entidad y la
captación de recursos.
La investigación
describe previamente los conceptos y definiciones de cómo identificar los
fraudes en los estados financieros y los factores de fraude que servirá mucho a
las entidades, para prevenir el fraude. En el mismo que se detalla la estrategia
que se adoptó para resolver los problemas planteados enmarcados en el objetivo
de recopilación de información, agrupando los conceptos y citas tal como
ocurrieron los hechos en el tiempo preciso.
Previamente se
entenderá la base conceptual de los factores de fraudes en los estados
financieros y el papel que puede jugar la Auditoria Forense como medio
preventivo o defectivo de acuerdo al momento en que sea requerido, ya sea por
medio de la máxima autoridad ejecutiva o por terceras personas afectadas.
2.2 Técnicas de recopilación
El presente
trabajo de investigación, optó las siguientes técnicas de análisis de
documentación, que es una técnica basada en fichas bibliográficas, es decir los
libros que se utilizó para la investigación y en páginas web.
“Análisis documental
se recolectan datos
de fuentes secundarias, libros, boletines, revistas,
folletos, y periódicos, se utilizan como
fuentes para recolectar datos sobre
las variables de interés, el instrumento
que se acostumbra
utilizar es la
ficha de registro de datos” (Tamayo, & Silva, 2016, p. 36).
En la cual se busca la recopilación de documentación confiable de sitio web para establecer un análisis de los factores de fraudes que ocurrieron en las entidades ya identificados, para dar a conocer y recomendar a entidades y personas que es afectado por el fraude ya que se considera actos intencionales que implican el ocultamiento de información y manifestaciones engañosas deliberadas.
La
recopilación de datos será de lo general al especifico deduciendo primeramente
las definiciones de los fraude que afectan en la gran mayoría, en la se
ocasionan tres condiciones
que son indicadores de que puede estar ocurriendo fraude, estas son la presión,
la oportunidad y la racionalización, estas tres condiciones constituyen lo que
los contadores forenses llaman el triángulo de fraude, asiendo
la aclaración de cada uno para lograr una interpretación correcta por el cual
se encuentra plasmado como fraude.
2.3 Instrumentos y técnicas de análisis
Esta etapa de
recolección de información son datos o información que va a recolectarse son el
medio que a través del cual se prueban las hipótesis, se responden las
preguntas de investigación y se logran los objetivos de estudio originado del
problema de investigación.
La
recopilación de datos mediante la información escrita como antecedentes para la
solución al planteamiento del problema es llegar a establecer si es posible
determinar los factores de los fraudes de los estados financieros que se
efectúan en las entidades.
En la cual
datos recolectados para la investigación deben ser confiables, es decir, deben
ser pertinentes y suficientes, pero lo cual es necesario definir las fuentes y
técnicas adecuadas para su recolección.
Asimismo se
escogió como instrumento de recolección de información al internet, ya que se ha
convertido en un medio principal para recabar información en la cual se obtenido
información mediante páginas web, los cuales fueron de colaboración para la
conceptualización de varios términos y referencias de citas bibliográficas para
una mejor recopilación información identificar factores de fraudes.
3 MARCO TEÓRICO
3.1 Referencia teórica y conceptual
3.1.1 Fraude en los Estados Financieros
El fraude en los estados financieros consiste en la publicación intencionada de información falsa en cualquier parte de un estado financiero “Se refiere a un acto intencional por parte de una o más personas de la administración, los encargados del gobierno corporativo, empleados o terceros, implicando el uso de engaño para obtener una ventaja injusta o ilegal” (Mendoza, J, 2009, p. 3”
Cabe recalcar que no se debe confundir fraude con error, por la cual los
error no son intencionados en cuanto el fraude es intencional, ambos puntos son
muy diferente.
Los estados financieros fraudulentos ocasiona que terceras personas o
empresas interesadas efectúen decisiones erradas y equivocadas, por ejemplo los
Estados financieros en donde sus resultados reflejen utilidades, cuando en la realidad la entidad está
generando pérdidas significativas, puede ocasionar que un tercero decida
invertir, comprar acciones o que un
banco apruebe un crédito.
También se refiere a fraude al despojo mediante
engaño, ya sea a una persona natural o jurídica, dentro de las menciones que se
relacionan con los llamados delitos de cuello blanco, referidos a las
defraudaciones que se han hecho a los entes, la cual se divide en dos
categorías, adueñarse de fondos o activos de la Empresa y la declaración falsa
de la situación financiera de la empresa.
3.1.2 ¿Por qué se comete fraude en las empresas?
(Orcina, 2016)
Con el objetivo de entender el racional de quién comete el fraude en las
organizaciones empresariales y el porqué, múltiples estudios apuntan a tres
factores principales, y que en su conjunto se han denominado, con el objetivo
de buscar un razonamiento objetivo a esta cuestión, el Triángulo del fraude,
concepto propuesto por Cressey (1972), los tres elementos que integran el
denominado Triángulo del Fraude y que componen la base de dicho comportamiento
son los siguientes.
Fuente: Cressey, 1972.
Oportunidad se
refiere a que el sujeto que comete fraude tiene la oportunidad de cometerlo. En
ocasiones los empleados de una organización empresarial no cometerían el fraude
si no tuvieran oportunidad para ello como consecuencia, por ejemplo, de un
infalible sistema de control interno.
Asimismo,
conviene destacar dentro de este concepto la capacidad como un elemento
subordinado del factor oportunidad.
La capacidad
comprende aquellos atributos del defraudador que le permiten aprovechar la
oportunidad, cuando depende a menudo del nivel jerárquico que ocupa el
defraudador en la empresa.
El segundo
elemento es la motivación que se refiere a la razón por la cual se comete el
fraude.
Detrás de la
mayoría de casos de fraude suele haber una motivación económica o de avaricia,
aunque como veremos más adelante también se dan elementos relacionados con el
cumplimiento de los objetivos, problemas personales.
Finalmente el
tercer elemento es la racionalización, dicho factor posiblemente es el más
complejo y en ocasiones el más difícil de identificar o detectar en el seno de
la empresa. Se refiere al acto de justificación o auto convencimiento del
defraudador como motivación por la cual ha cometido el fraude, dichas
justificaciones se pueden referir a aspectos emocionales como la ira o la
sensación de sentirse mal remunerado, aspectos más relacionados con la
sensación de superioridad o impunidad.
(Orcina, 2016)
“Debemos mencionar que los estudios que analizan detalladamente el llamado
triángulo del fraude también ponen de manifiesto que los tres factores no
suelen manifestarse de forma independiente y aislada al contrario detrás de la
mayoría de fraudes ocurren dos o tres de los factores de forma combinada” p.15.
3.1.3 La ambición como motivación del fraude.
(Dominguez, 2018). Menciona que la ambición ha sido sin duda un motor
impulsor del desarrollo humano y también una de las causas de las grandes
desgracias y crímenes en la historia de la humanidad. La ambición compite con
la necesidad como causa del fraude administrativo y como causa fundamental y
casi única en la emisión de información financiera fraudulenta, en cuyo caso es
necesario preguntarse.
3.1.4 Los errores dentro de los estados financieros
(Estupiñan,
2006, p. 283) “La presentación incorrecta de los estados financieros y el
proceso de la contabilidad, pueden tener diversas causas tales como: fraudes,
desfalcos, estafas, hurto, abuso de confianza y otras irregularidades, también
suelen originarse en errores, políticas o prácticas contables impropias o
inadecuadas.”
3.1.5 Tipos de errores
(Estupiñan,
2006) “Se clasifican en errores intencionales y no intencionales, las probabilidades
de ocurrencia de errores están estrechamente relacionadas con la eficiencia del
control interno” p. 281.
3.1.6 Errores no intencionales
Cualquier
falta no intencional o no deliberada al registrar ingresos que son depositados
mediante cheque, lo más probable es que sea detectada al efectuar cualquier sobrefacturación
no deliberada, saldrá a la luz por reclamos del cliente.
Lógicamente
que el descubrimiento de esta clase de errores resultará si el sistema es
adecuado y las personas relacionadas son competentes y existe la debida separación
de funciones.
Estos son errores
que tengan como fundamento el mal entendimiento, deficiente interpretación o
faltas honestas de juicio, regularmente están fuera del alcance del control
interno.
Esta clase de
errores ocurre por, omisión inadvertida de un asiento o efectuándolo en forma
incorrecta, que puede ser consecuencia de un deficiente análisis de una
operación , falta de claridad en sus términos, cálculo erróneo, errores de
pases es decir arrastrando sumas de una página o registro.
Errores intencionales
Referido a
todo aquello que puede ocurrir no intencionalmente, puede intentarse
deliberadamente.
Es necesario
agregar que el término errores intencionales, se interpretan como
irregularidades, lo que lleva a decir que en tal caso se está ante la
premeditación, lo intencional o deliberado.
En cuanto los
registros contables pueden ser intencionalmente falseados por omisión
deliberada de un asiento, entrada de un asiento impropio, un cálculo inadecuado
o un pase indebido.
Igualmente los
documentos sobre los cuales están basados los registros contables sometidos a
manipulaciones, utilización de documentos ficticios o siendo genuinos u
originales, alterados y usados nuevamente.
Los errores
son aquellos que tienen por finalidad presentar erróneamente los estados
financieros persiguiendo propósitos engañosos, como el pretender un hecho de
convivencia administrativa o gerencial, mediante la utilización de cambios
contables.
“Las irregularidades por su condición intencional, son de carácter
engañoso, pero no implican necesariamente una pérdida inmediata de activos” (Estupiñan,
2006, p. 282)
3.1.7 Perfil del defraudador
(Orcina, 2016)
perfila las características básicas de quien comete fraude o irregularidades en
las empresas, en este caso lo haremos en base a la experiencia de varias organizaciones
y la información recopilada en varios estudios que se han realizado sobre la
materia y en particular de cuál es el perfil del defraudador en base a un
determinado número de casos de fraude identificados.
Recientemente
( Bernad, 2013) socio responsable del área de forensic de KPMG en España, KPMG es una red global de firmas
de servicios profesionales que ofrece servicios de auditoría, de asesoramiento
legal y fiscal, y de asesoramiento financiero y de negocio en 156 países, ha
publicado un estudio denominado perfiles globales del defraudador.
Este estudio
se realizó sobre la base de 750 defraudadores que las firmas miembro de KPMG
han investigado entre los años 2013 y agosto de 2015, según las explicaciones
la intención del estudio es proporcionar al lector sobre quien comete fraude en
las organizaciones empresariales, la relación entre los atributos de los defraudadores,
sus motivaciones y el entorno en el que operan con más facilidad.
Tomando como
referencia el análisis realizado por Bernad, socio responsable del área de
forensic de KPMG, algunas de las principales características del perfil del
defraudador en la empresa son:
Edad: la edad
del 68 por ciento de los defraudadores está comprendida entre 36 y 55 años, de
acuerdo con este estudio es interesante observar que el defraudador típico de
las organizaciones no es un perfil joven si no generalmente tiene una edad
mediana y una dilatada experiencia profesional.
Género: en el
79% de los casos el defraudador es un hombre.
Empleo: el 65
por ciento de los defraudadores trabajan para la organización afectada, es
decir la empresa es defraudada por empleados de la propia organización y en consecuencia
en el 65 por ciento de los casos en el acto fraudulento existen elementos de
fraude interno, asimismo, de esta cifra, el 38 por ciento llevaba trabajando más
de seis años, en este sentido observamos que los empleados que cometen fraude
no son empleados nuevos en la organización, si no que han tenido tiempo
suficiente para ganarse la confianza interna de la organización y sus
interlocutores.
Colusión: en
el 62 por ciento de los fraudes, el autor actuó en connivencia con otras personas.
En este sentido, se observa que los defraudadores no actúan solos, el 62 por
ciento de los fraudes ocurren en colusión con otros elementos, que pudieran ser
internos, otros empleados o externos, en combinación con fraude externo, asimismo,
se observa que las mujeres tienen menos tendencia a la colusión, un 45% en
relación con un 66% en el caso de los hombres.
Tipo: el
fraude más frecuente es la apropiación indebida de activos 47 por ciento, donde
la malversación y el fraude en las compras son los más representativos, en esta
ocasión, al igual que en el Report to the
Nations on Occupational Fraud and Abuse 2014 Global Fraud Study también se pone de manifiesto que el fraude más
cometido por los empleados de una organización es la apropiación indebida.
El segundo
fraude más habitual es la obtención de ingresos o activos mediante actividades
fraudulentas o ilegales 24 por ciento, es decir los fraudes relacionados con la
corrupción.
Fuente:
Orcina, 2016.
3.1.8 Corrupción
La corrupción
en otras palabras es el abuso de una posición de confianza para la obtención de
un beneficio deshonesto, (Estupiñan, 2006) define “La corrupción existe cuando
una persona, ilícitamente, pone sus intereses personales por sobre los de las
personas y los ideales que está comprometido a servir, se presenta en muchas
formas y puede variar desde lo trivial hasta lo monumental” p.258.
También “La
corrupción suele involucrar el uso indebido de los instrumentos de política,
aranceles, crédito, sistemas de irrigación y políticas de vivienda,
cumplimiento de las leyes, evasión fiscal, reglamentaciones especiales,
observancia de los contratos y cancelación de préstamos o de simples
procedimientos” (Estupiñan, 2006, p.259)
3.1.9 El fraude y su relación con el control interno
Su relación
con el control interno considerando que un buen y adecuado sistema de control
interno no constituye garantía de la no ocurrencia de fraudes, otra cosa
diferente es que si ese control es eficiente y adecuado en grado superior,
conducirá a una reducción de la posibilidad de que sucedan irregularidades en
otras palabras fraudes.
Cuando se
habla de control interno, se entiende que la extensión del trabajo de auditoría
está estrechamente relacionada con el criterio de eficiencia y adecuación que
de él se llegue a tener.
3.1.10 Las irregularidades y el control interno
Es necesario hacer
una distinción importante, si se manifiestan que un buen sistema de control
conlleva la eliminación de las posibilidades de ocurrencia de irregularidades (Estupiñan,
2006, p. 269) “lo que elimina el sistema de control interno es la probabilidad
de irregularidades y no éstas como tales, las irregularidades son dables y
posibles ante cualquier sistema de control interno, pero no son ampliamente
probables, en razón al grado de estructuración y eficiencia del sistema, y las irregularidades
respecto al control interno, pueden graduarse y clasificarse en la siguiente
forma”
Las
irregularidades respecto al control interno, pueden graduarse y clasificarse en
la siguiente forma:
- Irregularidades
perpetradas dentro del marco y alcance de un sistema de control interno.
- Aquellas
efectuadas mediante manipulación o enredo de los sistemas y procedimientos del control
interno.
- Las que son
ejecutadas por niveles que se sitúan más allá del sistema de control interno.
Las dos
primeras clasificaciones mencionadas corresponden a lo que se puede considerar
el marco general de un sistema de control interno, la última clasificación
tiene un sentido particular, ya que se da en razón a que cualquier organización
debe otorgar una cantidad de autoridad y funciones de carácter discrecional a
funcionarios que ocupan determinadas posiciones, especialmente en dirección,
los aspecto mencionados es una realidad en una organización y hay que entender
que un sistema o es efectivo, o se deteriora si todos están pendientes de
vigilarse y para tratar de subsanar en parte esta debilidad del control
interno, suelen conformarse organismos colectivos de autoridad y decisión.
En otras
circunstancias, existe la posibilidad de que funcionarios lleguen al extremo de
cometer irregularidades que tienen la particularidad de poder ser fácilmente
detectadas por el auditor, como también lo totalmente opuesto, en razón a la
posición y facilidades para operar de qué dispone el funcionario.
3.1.11 Detección de los fraudes
En cuanto la
detección cualquier implantación de medidas, políticas o controles antifraude
debe estar acompañada asimismo de herramientas y técnicas de detección del fraude
así cualquier organización debe implantar medidas o controles para detectar el
fraude o conductas irregulares cuando ocurran.
(Martínez,
2015) “En muchos casos, los controles de detección depende de los riesgos de
fraude identificados en la organización”, p. 12.
También es
cierto que las mismas deben ser proporcionales y cada organización debe
analizar, de acuerdo con el análisis de riesgo realizado previamente y
preguntarse cuáles deben ser las medidas de detección a implantar y dónde.
Los estudios
actuales ponen de manifiesto que las organizaciones empresariales tienen
mayores posibilidades de detectar fraude o una conducta irregular de forma más
rápida y eficaz cuando han creado una cultura en la que los empleados sienten
que deben denunciar conductas irregulares o no apropiadas de sus compañeros y
conocen el canal a través del cual deben hacerlo, la implantación de medidas
adecuadas de control interno y auditoría interna son también una herramienta
relevante para la detección del fraude.
Para la
implantación de las mismas es muy importante la evaluación del riesgo de fraude
en la organización y analizar aspectos como las experiencias o eventos de
fraude pasados, rotación de empleados, regulaciones específicas, presión del
regulador en su caso.
En el caso de tener
claros e identificados determinados riesgos de fraude, puede ser necesario la
implantación o realización de procedimientos específicos de análisis forense de
datos, en la cual consiste en la implantación de medidas concretas y
específicas de análisis masivo de datos disponibles de la organización, para
identificar si se ponen de manifiesto los riesgos detectados.
3.1.12 Tipologías más comunes de fraude en las empresas
(Orcina, 2016)
De acuerdo con la Association of
Certified Fraud Examiners ACFE, el fraude que se comete en las empresas en
su terminología inglesa ocupational Fraud
and Abuse, se puede clasificar en tres grandes categorías, estas son la
apropiación indebida de activos, manipulación de información financiera y
finalmente la Corrupción Asset
Misappropiation.
A continuación
definiremos cada una de estas tipologías de fraude con un poco más de detalle.
La Apropiación
indebida de activos se divide en dos grandes categorías, las relacionadas con
el robo de efectivo o similares y las relacionadas con el robo de otros
activos.
En relación
con la primera, entraría desde el robo de efectivo de las cajas registradoras
en las tiendas hasta cualquier trama organizada para el robo de dinero en la
empresa, como la creación de empleados falsos o facturas falsas.
En la segunda
categoría, se referiría al robo de cualquier activo físico de la empresa no
relacionado con dinero en efectivo, es decir, robo físico de stock o material
propiedad de la empresa, ventas falsas de stock.
La
Manipulación de información financiera, se refiere a la manipulación de estados
financieros ya sea infravaloración como sobrevaloración de activos o pasivos
contables, así como la manipulación en los reportes internos de filiales.
La Corrupción
incluiría desde el pago o cobro de sobornos, a los potenciales conflictos de
interés, o la venta de información confidencial.
Es importante
que cada empresa u organización defina de forma clara y adecuada que representa
para la misma una conducta fraudulenta o irregular relacionada con el fraude o
la corrupción en sus políticas internas, éstas sean el código de conducta o sus
políticas específicas es decir políticas antifraude, anticorrupción, estos son
los pilares básicos de cualquier herramienta o procedimiento de prevención del
fraude en las entidades.
En términos de
cuál de estas categorías de fraude se da más en las empresas, de acuerdo con el
Report to the Nations on Occupational
Fraud and Abuse 2014 Global Fraud
Study, la tipología de fraude más común cometida por los empleados es en un
85,4% de los casos la Apropiación indebida de activos.
3.1.13 Medidas correctoras para el fraude
Cualquiera de
las entidades debe implantar medidas correctivas adecuadas y proporcionales
para responder y remediar cualquier acción irregular o de fraude que ocurra en
las entidades.
Primeramente
se debe diseñar e implantar un protocolo de investigación ante una situación
irregular o de fraude, es decir ante cualquier comunicación de fraude debe
tener sus estructuras preparadas para responder de una forma rápida y eficaz a
tal situación que se presente.
Dicho
protocolo debe incluir aspectos como quién recibirá la comunicación, a quién se
le comunicará, quién es el responsable de investigar lo sucedido, canales de
reporte y otros.
Las entidades deben
tener claro cómo actuar en caso de fraude en los estados financieros y cuáles
son las medidas que aplicaran a tal fraude. (Orcina, 2016) “Estudios recientes
indican que la publicitación interna en cuanto a cómo la empresa responderá y
actuará ante una situación de fraude y cuáles son las medidas correctoras, es
beneficiosa para una programa global anti-fraude”, p. 24.
3.1.14 Casos de fraudes
(Valencia,
2019) Existe fraude contable cuando una irregularidad se comete intencionadamente
con el fin de presentar por ejemplo, mejores beneficios, también existen casos
de fraude por parte de los empleados mediante el robo, traspaso u ocultación
del dinero, debido a ello existen unos estándares contables que faciliten la
transparencia de la contabilidad.
Caso 1
Se presenta el
siguiente caso de fraude según autor (Ghirardotti & Paladini, 2010) en la
empresa de producción de artículos de plástico, Ubicación: Gran Buenos Aires, Personal:
950 personas.
Resumen de la
situación:
Empresa
requirente de servicios de auditoría interna y que nunca había mantenido un esquema
interno de control, solicita el diseño de controles internos para sus
operaciones.
Se aplicó un
esquema de auditorías sorpresivas, línea de reporte de irregularidades, charlas
sobre el trabajo de auditoria interna y un relevamiento y análisis de circuitos
clave de la empresa.
Se comenzó a
trabajar sobre el área de tesorería y los depósitos de la empresa debido a que
se consideró que eran las áreas en donde se involucraban mayor cantidad de
recursos, Riesgo alto.
Escenarios
detectados.
Al realizar un
arqueo de caja se detectó una diferencia de alrededor de 180.000 en vales.
El faltante se
encontraba en una gran cantidad de vales a rendir que no tenían justificación
Al efectuar un
análisis pormenorizado de las actividades de tesorería se detectaron 12
esquemas posibles para cometer irregularidades.
Los sistemas
de la empresa generaban vulnerabilidades de materialidad que iban desde la
generación de ajustes contables sin autorización hasta la posibilidad de
realizar órdenes de pago en efectivo sin justificación ni control posterior.
Caso –
Elementos 1
Oportunidad: La
oportunidad se gestaba en las grandes deficiencias de control interno
existentes dentro de la empresa y que en este caso estaban impactando en los
saldos de caja, la falta de arqueos periódicos representaba la mayor falencia.
Necesidad: El
individuo que generó la acción de fraude estaba atravesando necesidades
financieras debido a problemas personales y de su familia y a su vez tenía el mal
hábito del juego.
Justificación:
Si bien es complejo determinar fehacientemente la justificación del hecho por
parte de la persona que realizó la acción de fraude, las necesidades que
mantenía el individuo suelen generar internamente una sensación de
auto-justificación.
La existencia
de mal clima laboral pudo haber sido otro detonante en la justificación del hecho.
Reglas
inadvertidas de caso 1
Personal clave
de la administración atravesando condiciones financieras muy desfavorables. Un
análisis posterior reveló gran cantidad de pedidos de préstamos a todo tipo de
entidades (incluido pedidos en foros abiertos de internet).
Conocimiento
abierto dentro de la organización sobre los hábitos relacionados con todo tipo
de juegos de azar por parte de la tesorera de la empresa.
Existencia de
grandes inconsistencias de control interno tales como registraciones directas
sobre los saldos reales de caja correspondientes a la contabilidad de la empresa.
Se verificó
que el personal involucrado en la maniobra no había tomado vacaciones en más de
dos años.
Caso 2
(Salazar,
2014) “En los últimos años, hemos podido observar la gran cantidad de fraudes
contables que han salido a la luz. Tanto los ocurridos en grandes empresas
internacionales como los de pequeñas
empresas han sido siempre complejos de detectar.”
En base en
expuesto, el autor presenta el siguiente caso que se trata del fraude que se
llevó a cabo en la empresa Caterpillar S.A. con la intención de demostrar que,
si en compañías grandes y prestigiosas como el fraude es fácilmente realizable
y existen mayores oportunidades de llevarlo a cabo en las empresas más
pequeñas.
Caso
Caterpillar S.A.
Caterpillar es
una de las mayores empresas dedicadas a la fabricación de maquinaria pesada del
mundo. En el año 2012, esta empresa fue protagonista de uno de los mayores
fraudes registrados en los últimos años.
Caterpillar
realizó la compra de la empresa ERA Mining Machinery Ltd y su filial Siwei,
encargada de la fabricación de soportes de techos hidráulicos para la industria
carbonera por alrededor de 653 millones, ese mismo año caterpillar registró en
sus estados financieros del último trimestre una caída de un 55% en sus
ganancias.
La razón de
esto fue que, en noviembre del año mencionado, Caterpillar fue capaz de
detectar la diferencia que existía entre el inventario en libros, lo registrado
contablemente y el inventario físico real de la empresa china.
Esto quiere
decir que, en sus estados financieros, la empresa Siwei fingía tener una mayor
cantidad de inventario de lo real y, por lo tanto inflaba el valor de sus
activos al hacer a la empresa más llamativa para su compra.
Además, se
comenta que otro método que utilizaron fue la incorrecta asignación de costos
para lograr beneficiarse del incremento de valorización debido a la inflación.
Cabe mencionar que la aprobación de esta toma de decisiones fue, en su mayoría,
realizada por la gerencia y los altos directivos de la empresa Siwei. Ante esta
situación, uno cuestiona cómo una empresa prestigiosa internacionalmente no
pudo lograr percibir este fraude a tiempo, pues este es un tema aún complicado
de entender.
Caterpillar
contrató a Ernst & Young y Deloitte Touche Tohmatsu, dos de las más grandes
auditoras, para que supervisen esta operación, sin embargo, debido a
descoordinaciones o tal vez porque la empresa no requirió un análisis profundo
antes de la compra, se produjo este error.
Ahora bien, la
segunda interrogativa que se tiene al analizar este caso es cómo se puede
comprobar si las auditoras actuaron o no con dolo, pues de ser así el caso, ya
no se hablaría de un error, sino de un fraude contable corporativo, entonces
frente a este caso, nos hemos cuestionado si es responsabilidad del auditor no
haber detectado el fraude.
Lo más
evidente es creer que sí tuvo responsabilidad frente a esta situación, pues es
deber del auditor realizar distintos procedimientos para asegurar que las
aseveraciones de los estados financieros se cumplan y no presenten errores
significativos que distorsionen la realidad de la empresa, en ese sentido, los
procedimientos realizados por el auditor no habrían sido suficientes para
detectar el fraude.
Como se
describió en líneas anteriores, la diferencia principal entre fraude y error es
que el primero se da con intención o dolo, mientras que el segundo es sin
intención.
El auditor
está inminentemente sujeto al riesgo de no poder detectar estos elementos que
impactan en los estados financieros al distorsionarlos, según la Norma Internacional
de Auditoria NÍA 240 Las responsabilidades del auditor relativas al fraude en
una auditoría de estados financieros, el auditor no es responsable de no detectar
fraude, no obstante deber estar alerta a indicios de este.
Para poder
evitar esta situación, el auditor debe diseñar procedimientos que puedan
detectar distorsiones, ya sea por fraude o errores significativos e indagar
ante la gerencia si cree que hubo fraudes en la empresa.
El fraude es
difícil de detectar cuando es elaborado por la alta gerencia, como en el caso
presentado, pues generalmente entre estos miembros es más fácil esconder este
tipo de situaciones.
Para detectar
posibles situaciones de fraude, es necesario que la administración diseñe controles
que permitan detectar esta actividad, además se debe inculcar en los trabajadores
a través de capacitaciones, lo que
significa ser ético en el trabajo y qué consecuencias traería consigo la
realización de fraude, esto se relaciona con el hecho de crear canales de
comunicación para que el mismo personal pueda realizar denuncias de manera
anónima para situaciones que consideren extrañas en la empresa.
La compañía
también debe tener cuidado con sus activos, por ello dentro de los sistemas de
información, se debe tener cuidado con el uso de contraseñas de modo que exista
un acceso restringido a la información.
Los auditores
ya sean internos o externos, pueden ayudar a la detección de fraudes o errores,
no obstante, es muy complejo poder detectarlos en la realidad. Es importante
que la auditoría se realice de acuerdo a las NÍA para asegurar que los estados
financieros se encuentren libres de errores significativos que distorsionen la
toma de decisiones de los usuarios.
Además, es
necesario no solo que se corroboren saldos y datos del periodo a revisar, sino
también que se realicen comparaciones con los saldos anteriores. Se debe tener
un escepticismo profesional con el personal de la empresa, y realizar
exhaustivas revisiones de documentación y/o registros contables, se debe
conocer muy bien el sector en donde se desenvuelve el cliente y el negocio, de
modo que se puedan tener presente los posibles riesgos que debe afrontar el
auditor y pueda mantenerse en modo alerta frente a estos.
En conclusión,
existen diversos tipos de fraude que puede cometer una entidad o un miembro de
ella, ya sea por ambición personal, exigencia de la gerencia o directorio, problemas
económicos, no obstante una vez cometido el acto es imposible revertir el daño,
lo que perjudica no solo a la organización misma, sino también a los clientes,
proveedores y sobre todo a los inversionistas de la entidad.
Como se pudo
evidenciar en el caso analizado, Caterpillar, aun teniendo dos de las mejores
auditoras para la supervisión de sus operaciones, no fue capaz de escapar ante
esta situación.
Como se ha
mencionado, si bien el auditor no tiene responsabilidad frente al fraude, debe
estar alerta a indicios de este, de igual manera que la administración de la
empresa, por ello, es necesario que tengan encuentra que a través de canales de
comunicación entre el personal y la entidad, que uno de los objetivos
gubernamentales, debe ser combatir el fraude contable y fomentar una política
de ética dentro de la organización, para que no exista más incidencia de fraudes
corporativos, de igual manera, el auditor debe realizar procedimientos eficaces
que permitan detectar indicios de posibles fraude, para ello debe tener suficiente conocimiento
respecto al cliente y su sector.
4 MARCO PRÁCTICO
4.1 Presentación de la propuesta
4.1.1 Tipos de fraudes que existen en las empresas
El fraude es perpetrado por una persona que sabe que el mismo podría resultar en algún beneficio no autorizado tanto para sí personalmente, para la organización o terceros y que puede ser perpetrado por personas que estén dentro o fuera de la organización.
Factores de fraude más comunes que incluyen:
Malversación de activos
Esto involucra el robo de efectivo o activos, suministros, inventarios,
equipos e información de la organización, en muchos casos el perpetrador
intenta ocultar el robo, usualmente incorporando ajustes en los registros.
El descremado‖
Se produce cuando el efectivo de una organización es robado antes de ser
registrado en los libros y registros de la organización por ejemplo, un
empleado acepta el pago de un cliente, pero no registra la venta.
El fraude por reembolso de gastos
Se produce cuando a un empleado se le paga por gastos ficticios o inflados.
Por ejemplo, un empleado presenta un informe de gastos fraudulento y reclama
reembolso por viajes personales, alimentos inexistentes, kilometraje extra.
El fraude por rol de pagos
Ocurre cuando quien comete el fraude hace que la organización emita un pago
luego de presentar reclamos falsos por compensación por ejemplo, un empleado
reclama trabajo durante horas extras en las que no ha trabajado o un empleado
añade empleados fantasmas al rol de pago y recibe el respectivo cheque de pago.
El fraude de estados financieros
Esto involucra la inclusión de información falsa como parte de los estados
financieros, por lo general sobreestimando los activos o ingresos o
subestimando pasivos y gastos.
El fraude de estados financieros es generalmente perpetrado por los
gerentes de una organización quienes buscan afianzar la imagen económica de la
misma, miembros de la gerencia podrían beneficiarse directamente del fraude al
vender acciones, recibir bonos de desempeño, o al utilizar el reporte falso
para ocultar otro fraude.
El fraude de desembolso
Se produce cuando una persona hace que la organización emita un pago por
bienes o servicios ficticios, facturas infladas o facturas por compras
personales por ejemplo, un empleado puede crear una compañía cascarón de
fachada y luego facturar al empleador por servicios inexistentes.
La presentación de información falsa
Esto involucra la inclusión de información adulterada, usualmente para
quienes están fuera de la organización. Más frecuentemente estos fraudes
involucran estados financieros fraudulentos, aunque también puede ocurrir que
se falsifique la información utilizada como medición de desempeño.
Corrupción referida al mal uso de confianza y poder que se le otorga a una
persona, para lucro personal.
La corrupción incluye soborno y demás usos impropios del poder, la
corrupción constituye con frecuencia un fraude fuera de libros, significando
esto que existe escasa evidencia disponible en los estados financieros para
probar que el delito ha sido cometido.
Los empleados corruptos no tienen que cambiar fraudulentamente los estados
financieros para encubrir sus delitos, simplemente reciben pagos en efectivo
bajo la mesa, en la mayoría de los casos, estos delitos son descubiertos a
través de indicios o quejas provenientes de terceros, con frecuencia a través
de una línea de denuncias de fraude.
La corrupción frecuentemente involucra la función de compra, cualquier empleado
autorizado a gastar el dinero de la organización es un posible candidato a
estar involucrado en actos de corrupción.
El soborno
Es el ofrecimiento, suministro, aceptación o solicitud de cualquier cosa de
valor para influir en el resultado, los sobornos pueden ser ofrecidos a
empleados clave o gerentes tales como agentes de compras quienes cuentan con
discreción para adjudicar compras a vendedores, en el caso típico, un agente de
compras acepta beneficios para favorecer a un vendedor externo en la compra de
bienes o servicios.
La otra cara de ofrecer o recibir cualquier cosa de valor que se exige como
condición para la adjudicación de negocios es denominada extorsión económica.
Un conflicto de interés
Se da cuando un empleado, gerente o ejecutivo de una organización tiene un
interés personal y económico no divulgado dentro de una transacción que
perjudica a la organización o a los intereses de sus accionistas.
Una desviación
Es el acto de desviar una transacción potencialmente rentable, que
normalmente generaría utilidades para la organización, hacia un empleado o
hacia una tercera parte externa.
El uso no autorizado
Es el acto ilegal o el robo de información confidencial y de propiedad de
la organización para beneficiar equivocadamente a alguien.
Actividad entre partes relacionadas
Esto constituye una situación en donde una de las partes recibe de la otra
relacionada algún beneficio que no se obtendría en una transacción de negocios
normal y justa.
La evasión de impuestos
Se constituye un reporte intencional de información falsa en una
declaración de impuestos con el fin de disminuir los impuestos que se adeudan.
4.1.2 Como detectar los fraudes
Como se manifestó en la presenta investigación sobre la detección de
fraudes las entidades financieras confían en gran medida en sus sistemas de
control interno para gestionar el riesgo de fraude.
Los controles internos sólidos y eficaces pueden contribuir a evitar y
detectar fraudes, proteger los activos de una entidad financiera, ayudar a
garantizar la exactitud de la información financiera.
Si bien este interés por mantener firmes controles internos sobre los principales
procesos es importante por ejemplo, a través de la separación de obligaciones y
de las autorizaciones de la función de pagos, estas medidas no son suficientes
para atajar de forma efectiva este tipo de delitos.
Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos adicionales para
gestionar de forma eficaz el riesgo de fraudes en los estados financieros.
En primer lugar, todas las entidades financieras cuentan con un formidable
activo para combatir los delitos financieros, si bien en muchos casos este
activo está infravalorado, sus empleados.
Las entidades financieras involucran a sus empleados en la lucha contra el
fraude y asegurarse de que comprenden y valoran los riesgos de fraude a los que
se enfrentan, son las personas y no los procesos los que cometen los delitos, y
por lo general son las personas y no los procesos los que los evitan y los
detectan.
Un estudio reciente elaborado por la Association
of Certified Fraud Examiners, ha concluido que el 40% de las actividades
fraudulentas cometidas por miembros del personal fueron detectadas gracias a
denuncias principalmente de empleados, pero también de clientes o proveedores,
en comparación con el 18% que se detectó con el funcionamiento ordinario de los
controles internos de la entidad.
El Código de Conducta para Empresas cotizadas recoge el canal de denuncias
como herramienta de buen gobierno que permite identificar casos de fraude que
están sucediendo en las organizaciones, protegiendo de posibles represalias a
los denunciantes de casos de fraude. Creemos que esta iniciativa es muy
positiva y que favorece la transparencia y el buen gobierno dentro de las
organizaciones empresariales.
Con iniciativas de este tipo se favorece la detección precoz de casos de
fraude, protegiendo los activos de las empresas, así como la imagen pública de
las mismas.
Una organización que considere a sus empleados como el activo principal
para luchar contra el fraude, encontrará dos beneficios potenciales, en primer
lugar, al fomentarse una cultura empresarial en la que los empleados no se
sientan motivados para cometer delitos, se reduce el riesgo de fraude y en
segundo lugar al animar a todos los empleados a asumir la responsabilidad de
reducir el fraude se obtienen mayores niveles de prevención y detección.
La formación es fundamental para que los empleados tengan mayor eficacia en
la prevención del fraude, si se diseña y se lleva a cabo de forma adecuada, la
formación puede contribuir a fomentar una cultura empresarial antifraude en
todos los ámbitos de la organización, en la que la pauta se marque desde arriba
y que sirva de guía sobre lo que se puede y no se puede hacer.
En segundo lugar, las entidades financieras deben comprender y valorar los
riesgos de fraude a los que se enfrentan sólo así podrán confiar en
gestionarlos ya que son muchas las entidades financieras que tienden a
centrarse en las pérdidas reales ocasionadas por estos delitos, lo cual puede
conducir a la idea errónea de que las pérdidas históricas por fraude son un
buen método para predecir los riesgos futuros de fraude.
Las entidades financieras deben tener presentes las amenazas que
representan los delincuentes financieros, los riesgos de fraude a los que se
enfrenta una entidad financiera pueden ser diversos, algunos pueden proceder de
terceros por ejemplo, robo de identidades, otros pueden proceder de clientes por
ejemplo, casos de fraudes relacionados con préstamos, otros pueden proceder del
personal por ejemplo, el uso indebido de información confidencial y otros
pueden ser genéricos del sector financiero o específicos de los productos y
mercados de la entidad.
El proceso de comprender a qué riesgos se enfrenta una organización puede
dividirse en dos fases, mirar hacia atrás para analizar los fraudes sufridos y
mirar hacia delante para analizar riesgos futuros.
En tercer lugar resulta imprescindible, una vez identificados los riesgos
de fraude a los que se enfrenta la entidad, utilizar herramientas informáticas
que permitan identificar dentro de miles o millones de transacciones, patrones
de comportamiento que son inusuales y que corresponden a actividades
potencialmente fraudulentas.
Estas transacciones deberán ser analizadas cuidadosamente por la entidad
financiera para poder detectar, en su caso lo antes posible las situaciones de
fraude, evitando mayores daños y protegiendo la reputación corporativa, en las
que se basa la confianza de clientes.
4.1.3 Como evitar el fraude en los estados financieros
En base a lo expuesto en el problema de investigación se presenta diez reglas
básicas de control interno, que prevén o disminuyen las posibilidades de exista
un fraude.
Conciliaciones bancarias diarias
El 80 por ciento de las operaciones de una empresa recaen en ingresos y
egresos por lo cual, controlar en forma diaria estos movimientos es un gran
avance, en nuestra cultura empresarial debemos quitarnos la idea que las
conciliaciones bancarias las tiene que elaborar el contador al final de cada
mes, no basta con que la secretaria pida al banco los saldos de las cuentas de
cheques o inversiones.
Manejo de cortes diarios de operación
A nuestros clientes les comentamos que si en una panadería tienen
establecidos realizar cortes de caja diarios y se verifica que no se están aplicando,
se sugiere aplicar tres tipos de cortes:
- El de caja y cuentas por cobrar.
- El de cuentas por pagar.
- El de inventarios.
Inventarios selectivos en la gran mayoría de las empresas no se llevan a cabo
inventarios de mercancías por no parar la operación o por el costo que esto
representa, sin embargo con base en un muestreo de los productos de mayor valor
o movimiento se pueden establecer en forma selectiva, que nos dará la pauta
donde se requiere mayor supervisión.
Cortes de formas.
Es un complemento a los cortes de operación y consiste en llevar un control
diario de folios de facturas, notas de crédito, cheques, pólizas, recepciones
de compra, tiras de cambio y devoluciones, esta medida nos previene del mal uso
de los documentos en forma interna.
Confirmación de saldos de clientes y proveedores
Permite asegurar que los pagos de los clientes fueron aplicados en forma
correcta, es frecuente que el receptor de cobros en efectivo no los registre
quedándose con el efectivo y después de varios meses resulta que el cliente no
acepta sus adeudos, como medida complementaria se sugiere se implante la
entrega de recibos foliados.
Arqueos de cartera y cuentas por pagar.
Periódicamente es necesario llevar a cabo una revisión documental de las
cuentas por cobrar de clientes y los pasivos de los proveedores nos llevaremos
sorpresas de encontrar facturas pendientes por pagar y que no fueron registradas
en la contabilidad, como complemento es conveniente que se concilien saldos de
clientes y proveedores de los sistemas administrativos y de contabilidad.
Investigación del personal.
Es importante tener conocimiento del personal con quién trabajamos y se
sugiere completar los expedientes del personal y aplicar un estudio
socioeconómico.
Revisión de deudores diversos.
Se aconseja que cada mes se revisen las cuentas de los diferentes deudores
y gastos a comprobar, para evitar doble reembolso de pago de facturas.
Revisión de nóminas.
El gasto más importante en una empresa son los sueldos, por lo que revisar
este rubro permite asegurar que no haya aviadores, pago de sueldos a favor de
persona, pago de percepciones adicionales sin autorización de la
administración.
Revisión de pagos de impuestos.
Este concepto implica el manejo de dinero, en ocasiones nos llevamos
sorpresas al conocer que el reporte recibido de pago de impuestos no coincide
con el registro contable, sugerimos que se elabore un resumen de pago de impuestos
por concepto y periodo.
4.1.4 Importancia para realizar una auditoria
Las auditorías son de vital importancia, debido que atreves de ellas se
puede identificar los errores cometidos en la organización y enmendar a tiempo
cualquier falla en la ejecución de la estrategia, con la finalidad de tomar
medidas que permitan retomar el rumbo correcto en la empresa.
La mayoría de empresas pequeñas no tienen la obligación de hacer auditorías
y no le dan importancia, pero una auditoría puede ayudar a las organizaciones a
optimizar sus operaciones y lograr importantes ahorros de costos.
Una auditoría interna puede ayudar a los gerentes a establecer medidas para
lograr un buen control financiero y de gestión, puesto que al realizar un
análisis del balance se pueden identificar con claridad aquellas situaciones
que constituyen un riesgo y lo que podría ser una oportunidad financiera.
4.1.5 La auditoría del fraude
Existen diversas maneras de abordar el tema del fraude, el método más
conveniente es detectarlo antes de afrontarlo, no obstante no hay controles
totales que lo eviten la mente
humana maquina muchas cosas y se aprovecha a veces de la falta de ellos o de su debilidad, debe
detectarse los riesgos mediante evaluaciones periódicas, calculando sí la relación costo beneficio para no afectar los
intereses de una institución si el riesgo no es material y sus controles muy
costosos.
El fraude más relacionado con las organizaciones empresariales es el fraude
administrativo, que se clasifica en dos grupos, las revelaciones engañosas que
desestiman los estados financieros bajo presentaciones falsas o utilizando los
principios de contabilidad, según las circunstancias y la malversación de
activos que es un conjunto de prácticas no éticas realizadas en el interior de
las organizaciones ya sea por parte de directivos o de empleados, como el
fraude de compras y el uso de los sistemas informáticos.
Por todo esto se han establecido en las empresas sistemas de medición del
desempeño, entre ellos los indicadores de gestión para la detección, valoración
y control de factores de riesgo.
Una de las entidades que más han sido afectadas por los fraudes son las
entidades sin ánimo de lucro sin controles, misión altruista administradas por
una sola persona, las entidades financieras por su vulnerabilidad de un sinnúmero
de riesgos.
5 CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusión
Queda
demostrado que el fraude está presente en todos los ambientes empresariales y más
donde los métodos usados son de manera automatizada, el fraude es un problema del
cual si no se tiene un mínimo control y observación, puede llevar al desfalco mediante la
extracción de dinero causante de problemas legales, por lo que se debe tener un especial control
sobre los trabajadores, puesto que al
conocer el movimiento de las cuentas, errores cometidos y de los huecos o fallas
utilizan el fraude como medio de beneficio propio.
Para detectar
fraudes se debe implantar medidas, políticas o controles antifraude que deben
estar acompañados de herramientas y técnicas de detección del fraude, así
cualquier organización debe implantar medidas o controles para detectar el
fraude o conductas irregulares ilícitas cuando ocurran.
Identificar el
fraude de un error no es tarea fácil; por lo tanto el auditor deberá estar muy
consciente que en toda auditoría de estados financieros en cumplimiento con las
Normas Internacionales de Auditoría, puede caber la posibilidad de
incorrecciones materiales originadas por fraude, es decir el auditor deberá
observar en su junta de planeación lo siguientes puntos para poder identificar,
se debe considerar dónde y cómo puede haber fraude e identificar y documentar
riesgos conocidos de fraude.
Los fraudes se
presentan en diferentes tipos casos, como fraude por parte de los empleados
mediante el robo, traspaso u ocultación del dinero, debido a ello existen unos
estándares contables que faciliten la transparencia de la contabilidad.
Se debe tener
en cuenta, que un buen y adecuado sistema de control interno no constituye
garantía de que no existan fraudes. Si el control interno implementado es
eficiente y adecuado, conducirá a una reducción de la posibilidad de que
sucedan irregularidades, en otras palabras fraudes.
Cuando se
habla de control interno, se entiende que la extensión del trabajo de auditoría
está estrechamente relacionada con el criterio de eficiencia y la adecuación
que de él se llegue a tener.
Y gracias a las auditorías identifican los errores cometidos en la
organización y se puede enmendar y corregir a tiempo cualquier falla en la
ejecución de la estrategia, para tomar medidas que permitan retomar el rumbo
correcto en la empresa.
Una auditoría interna, puede ayudar a los gerentes a establecer medidas
para lograr un buen control financiero y de gestión, puesto que al realizar un
análisis del balance se pueden identificar con claridad aquellas situaciones
que constituyen un riesgo y lo que podría ser una oportunidad financiera.
5.2 Recomendaciones
Se recomienda
mejorar el control interno, implementar procedimientos, prácticas y políticas
de control, analizar los riesgos que puedan motivar a un posible fraude, contar
con un personal adecuado bien remunerada y motivado.
Una vez que la
entidad conoce y ha definido políticas respecto a los riesgos y al perfil de
los posibles perpetradores, debe implementar mecanismos que mitigarán el riesgo
de fraude interno, entre dichos mecanismos destacan:
Establecer las
definiciones de controles de acceso y seguridad informática como parte vital de
las políticas y procedimientos asociados a la tecnología de información,
incluyendo la creación de función de seguridad de activos de información.
Definir e
implantar contratos de responsabilidad del empleado, conocidos por todo el
personal de todos los niveles de la organización.
Mantener al
tanto a los auditores de todos los riesgos presentes en la organización,
incluyendo los proyectos en ejecución, que tengan impacto sobre el ambiente de
tecnología de información y el negocio.
Implementar
programas de inducción y entrenamiento orientados a crear una cultura
organizacional de gestión de riesgos y prevención del fraude interno.
Mantener
canales de comunicación apropiados donde los empleados puedan reportar
cualquier sospecha de forma anónima.
Es
recomendable seguir ciertos lineamientos para fomentar la integridad y la ética
de los empleados de la organización.
Definir y
elaborar códigos de ética debidamente divulgados, que involucren al personal de
todos los niveles.
Evitar la
presión, para cumplir con metas de rendimiento no realistas, por ejemplo
situaciones en las que la presión está relacionada con resultados a corto plazo
y donde la compensación está basada en lograr dichos objetivos.
Con base en la
descripción general dada anteriormente, de las deficiencias en la organización,
políticas y procedimientos, se recomienda que, hasta el grado en que sea
posible hacerlo, se practique un ajuste total y se lleve a cabo una
reorganización.
6 Bibliografía
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Hill
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& Silva, S. (2016). Técnicas e instrumentos de recolección de datos, Universidad
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postgradoune.edu.pe/pdf/documentos-academicos/ciencias-de-la-educacion/23.pdf
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Estupñan, R.
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Ghirardotti, M
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Salazar, P.
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Domínguez, A.
(Febrero de 2018). Triangulo de fraude. Recuperado el 14 de Marzo de 2020, en, https://conductafraude.com/el-triangulo-clasico-del-fraude-de-donald-cressey/
Glosario de términos técnicos
Oportunidad.-Existen
circunstancias del defraudador (capacidad) y relativas a los controles – pueden
ser mínimos, ineficaces o estar ausentes- que favorecen la oportunidad de
perpetrar el fraude.
Malversación de activo- Involucra el robo de efectivo o activos
(suministros, inventarios, equipos e información) de la organización. En muchos
casos, el perpetrador intenta ocultar el robo, usualmente incorporando ajustes
en los registros.
El fraude por reembolso.- El gastos se produce cuando a un empleado se le
paga por gastos ficticios o inflados. Por ejemplo, un empleado presenta un
informe de gastos fraudulento y reclama reembolso por viajes personales,
alimentos inexistentes, kilometraje extra, etc.
Corrupción.- Es el mal uso del poder confiado, para lucro personal. La
corrupción incluye soborno y demás usos impropios del poder.
El soborno.- Es el ofrecimiento, suministro, aceptación o solicitud de
cualquier cosa de valor para influir en el resultado. Los sobornos pueden ser
ofrecidos a empleados clave o gerentes tales como agentes de compras quienes
cuentan con discreción para adjudicar compras a vendedores.
Interceptación.-
efectuar cobros antes de que estos se registren, ejemplos: ventas al contado o
cobros de cuentas a cobrar no registrados.
Detección.-Dado
que los sistemas de control pueden ser tarde o temprano evadidos, detectar
actividades irregulares tan pronto como sea posible es extremadamente
importante.
Desviaciones.-Hacer
que un desembolso que en un principio es legítimo se desvíe de su destino
correspondiente
